Privacyverklaring

Inleiding

Heemkundige Kring Hilvarenbeek-Diessen (hierna te noemen HKK), neemt uw privacy serieus en zal informatie over u op een veilige manier verwerken en gebruiken. In deze privacyverklaring informeren wij welke gegevens wij verwerken, en met welk doel we dat doen. Daarnaast kunt u in deze verklaring lezen over uw rechten met betrekking tot onze verwerking van uw persoonsgegevens. We raden u aan dit privacydocument aandachtig door te nemen. Voor vragen kunt u altijd contact opnemen met hilvarenbeek@heemkundigekringhilvarenbeek.nl

Kan deze privacyverklaring worden gewijzigd?

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. Wij adviseren u daarom regelmatig de privacyverklaring na te lezen op eventuele wijzigingen.

Waar kun je terecht met klachten en vragen?

Mocht u nog vragen hebben over deze verklaring en de wijze waarop HKK uw gegevens gebruikt, dan kunt u een e-mail sturen naar hilvarenbeek@heemkundigekringhilvarenbeek.nl. Ook als u een klacht heeft over de manier waarop HKK uw gegevens verwerkt, kunt u een e-mail sturen naar ditzelfde e-mailadres. Daarnaast kunt u ook altijd contact opnemen met de bevoegde nationale toezichthouder op het gebied van privacybescherming. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.

Korte omschrijving van de organisatie en haar doel

De HKK staat als vereniging ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40259020.
Het bestuur van de HKK heeft zitting in het bestuur van de “Stichting Geschied- en oudheidkundig Museum”. De collectie van dit museum is uitgeleend aan de “Stichting Behoud de Beekse toren” en ondergebracht in een permanente tentoonstelling in de torenkamer.
Leden van het bestuur zijn vertegenwoordigd in adviesgroep cultuurhistorie, archeologie, naamgeving straten en paden en Beeks Platform Buiten. Voor de leden houdt het bestuur zich bezig met het organiseren van lezingen, excursies, tentoonstellingen en het stimuleren van studies over ieder terrein dat onder het begrip “heemkunde” valt.
Inventariseert en legt oudheidkundige en heemkundige gegevens binnen het werkgebied van de vereniging vast. En geeft al dan niet gevraagd informatie en advies over vraagstukken van oudheidkundige, heemkundige en cultuurhistorische zaken aan de overheid en andere instanties. Er komt voor de leden maandelijks een digitale nieuwsbrief uit over actuele zaken en twee à drie keer per jaar een papieren Nieuwsbrief over allerlei lokale historische zaken. Ook wordt regelmatig een artikel over een interessant historisch feit in een lokaal weekblad geplaatst.

Algemene gegevens

Naam: Heemkundige Kring Hilvarenbeek-Diessen Ioannes Goropius Becanus
Adres: Doelenstraat 51
Postcode: 5081 CK
Woonplaats: Hilvarenbeek
Telefoon: 013-5054093
Website: www.heemkundigekringhilvarenbeek.nl
e-mail contactadres: hilvarenbeek@heemkundigekringhilvarenbeek.nl

Verantwoordelijke voor gegevensverwerking

Het bestuur van de Heemkundige Kring is ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens de verwerkingsverantwoordelijke. Praktische uitvoering door:
Naam: Kees Naaijkens
Adres: Jan van Dongenpad 10
Postcode: 5081 MB
Woonplaats: Hilvarenbeek
e-mail adres: keesnaaijkens@gmail.com
Functie: voorzitter a.i.

De doelen waarvoor de persoonsgegevens verwerkt worden

  • De ledenadministratie en inning contributie
  • Sturen en bezorgen van de nieuwsbrief
  • Oproep Algemene Ledenvergadering
  • Activiteiten op heemkundig gebied, historisch onderzoek e.d.
  • Uitnodigingen voor lezingen, excursies en evenementen.

Categorieën van betrokkenen

  • Leden
  • Gemeentelijke en provinciale overheid
  • Koepelorganisaties als Heemschut, Erfgoed Brabant, Brabants Heem
  • Zusterverenigingen
  • Archeologische diensten.

Soort persoonsgegevens

De volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

  • Naam
  • Adres
  • e-mailadres(sen)
  • Bankrekeningnummers, alleen bekend bij de penningmeester en de ledenadministratie.

Wettelijke grondslag

De gegevensverwerking is gerechtvaardigd omdat het doel van de verwerking gebaseerd is op toestemming van de betrokkene boven de 16 jaar. Indien nog geen 16 jaar dan is toestemming van ouders/verzorgers vereist.

Bronnen van gegevens

De gegevens zij verzameld via aanmeldingsformulieren, mondelinge aanmelding, per e-mail of per ingevulde volmacht.

Categorieën van ontvangers van persoonsgegevens. Met welk doel worden de persoonsgegevens doorgegeven?

  • Bezorgers van de Nieuwsbrief krijgen de adressen van de leden die in het betreffende bezorgingsgebied wonen.
  • Rabobank krijgt de Iban-nummers + namen van de leden met een machtiging in adresboek internetbankieren.
  • Het kan zijn dat HKK verplicht is gegevens te verstrekken aan een derde partij, bijvoorbeeld op grond van een wettelijke verplichting.

Welke personen verwerken de persoonsgegevens t.b.v. de organisatie?

De gegevens van de bestuursleden worden bewaard op de computers van de volgende privé e-mailadressen:

  • Kees Naaijkens, voorzitter a.i.
  • Jan van Beurden, secretaris
  • Wil Game, penningmeester
  • Overige bestuursleden: Jan van Helvoirt, Jan van Eijck, Ed van Hees en Henk Roberts (aspirant).

De persoonsgegevens van de leden van HKK zijn in bezit van de penningmeester, de ledenadministrateur Jeanne van Dommelen en de website beheerder Kees Naaijkens.
De overige bestuursleden kunnen inzage krijgen in de persoonsgegevens van de leden.

Bewaartermijn

Gegevens t.b.v. de financiële administratie (waarin t.b.v. de betaalde contributie het bankrekeningnummer vermeld wordt) worden 7 jaar bewaard.
Overige gegevens (waaronder naam, adres en e-mailadres) worden maximaal 1 jaar na besvestiging van het einde lidmaatschap bewaard.
De gegevens worden vernietigd middels een papier vernietigingsapparaat en/of verwijderd uit de digitale ledenadministratie.

Gegevensverstrekking buiten de EU

Er worden geen gegevens buiten de EU verstrekt.

Hoe communiceren we over het beleid persoonsgegevens?

  • Digitaal via de Nieuwsbrief
  • Tijdens Algemene Ledenvergadering.

Wat zijn uw rechten?

Onder de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming beschikt u over een aantal rechten met betrekking tot uw gegevens en de verwerking ervan:

  • Inzage
    Als u de persoonsgegevens wilt zien die bij HKK over u zijn vastgelegd, kunt u een verzoek tot inzage doen.
  • Wijzigen
    Als u veranderingen wilt aanbrengen in de persoonsgegevens die u hebt gezien naar aanleiding van een inzageverzoek, kunt u een verzoek hiertoe doen bij de HKK
  • Beperken van de verwerking
    U hebt daarnaast, onder voorwaarden, het recht om HKK te verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken
  • Recht van bezwaar
    Als een bepaalde verwerking op grond van het ‘gerechtvaardigd belang’ van HKK of een derde plaatsvindt, hebt u het recht om bezwaar te maken tegen die verwerking.
  • Toestemming intrekken
    In alle gevallen waarin de grondslag voor een bepaalde gegevensverwerking uw toestemming heeft, hebt u het recht die toestemming in te trekken. Dat heeft voor het verleden geen gevolgen, maar betekent wel dat wij die gegevens dan niet meer mogen verwerken. Het kan zijn dat HKK u daardoor bepaalde diensten niet meer kan leveren.

Een verzoek kan verstuurd worden naar hilvarenbeek@heemkundigekringhilvarenbeek.nl.
Men zal uw verzoek zo snel mogelijk inwilligen en in elk geval niet later dan één (1) maand nadat HKK een dergelijk verzoek heeft ontvangen. Indien HKK uw verzoek afwijst, zullen wij in ons antwoord aangeven waarom het verzoek wordt afgewezen.

Beveiligingsmaatregelen

Bestuursleden en ledenadministrateur hebben toegang tot die informatiesystemen die nodig zijn voor de uitvoering van hun taken en werkzaamheden.
Deze personen beschikken over een beveiligde privé computer met back-up faciliteiten en herstelprocedures.